GDPR relevante Daten per Formular erfassen
Das Erfassen von Eingaben über ein Formular mit GDPR-Feldern in Zoho CRM erfordert einige spezifische Schritte, um sicherzustellen, dass die Daten rechtskonform gesammelt und verarbeitet werden. Hier ist eine vollständige Anleitung:
Dies ist keine rechtssichere Beratung. Dieser Artikel dient ausschließlich der Information.
1. Vorbereitung in Zoho CRM
Bevor Sie ein Formular erstellen, stellen Sie sicher, dass GDPR-Funktionen aktiviert sind:
1. Aktivierung der GDPR-Funktion:
Gehen Sie zu Einstellungen > Datenschutz & Compliance > GDPR.
Aktivieren Sie die GDPR-Option und konfigurieren Sie Ihre Datenschutzrichtlinien (z. B. Einwilligungsanforderungen, Speicherdauer).
2. Markieren Sie die relevanten Felder als GDPR-Felder:
Gehen Sie zu Einstellungen > Module und Felder > Leads/Kontakte (oder ein anderes Modul).
Bearbeiten Sie Felder, die personenbezogene Daten enthalten (z. B. Name, E-Mail).
Aktivieren Sie die Option GDPR-Feld für diese Felder.
2. Formularerstellung mit GDPR-Optionen
Zoho bietet mehrere Möglichkeiten, Formulare mit GDPR-Feldern zu erstellen:
Option A: Zoho CRM Webformulare
1. Formular erstellen:
Gehen Sie zu Einstellungen > Entwicklerbereich > Webformulare.
Wählen Sie das Modul (z. B. Leads, Kontakte), in dem die Eingaben gespeichert werden sollen.
Ziehen Sie die benötigten Felder (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer) in das Formular.
2. GDPR-spezifische Einstellungen hinzufügen:
Fügen Sie ein Checkbox-Feld oder eine Einwilligungserklärung hinzu.
Textbeispiel: "Ich stimme zu, dass meine Daten gemäß den Datenschutzrichtlinien gespeichert und verarbeitet werden."
Markieren Sie die Zustimmung als Pflichtfeld.
3. Integration mit GDPR-Feldern:
Verknüpfen Sie die Zustimmung im Formular mit einem GDPR-Feld im Modul.
Beispiel: Das Formularfeld "Einwilligung" wird automatisch in das Feld "Zustimmung zur Datenverarbeitung" übertragen.
4. Datenschutzerklärung verlinken:
Fügen Sie im Formular einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung hinzu.
5. Formular veröffentlichen:
Generieren Sie den Code und betten Sie das Formular auf Ihrer Website ein.
Option B: Zoho Forms
1. Formular erstellen:
Öffnen Sie Zoho Forms und erstellen Sie ein neues Formular.
Ziehen Sie die Felder, die Sie erfassen möchten (z. B. Name, E-Mail), in das Formular.
2. GDPR-Funktion aktivieren:
Gehen Sie zu Einstellungen > Datenschutz in Zoho Forms.
Aktivieren Sie GDPR-Konformität.
Konfigurieren Sie:
Einwilligungsfeld: Fügen Sie ein Textfeld für die Einwilligung hinzu.
Datenschutzerklärung: Verlinken Sie Ihre Richtlinien.
3. Integration mit Zoho CRM:
Gehen Sie zu Integration > Zoho CRM.
Mappen Sie die Felder (einschließlich GDPR-Felder) zwischen Zoho Forms und Zoho CRM.
4. Formular veröffentlichen:
Teilen Sie das Formular über einen Link oder betten Sie es auf Ihrer Website ein.
3. Verarbeitung der Eingaben im CRM
Nach dem Absenden des Formulars gelangen die Daten in Zoho CRM, und die GDPR-Einstellungen greifen automatisch:
1. Einwilligungsstatus speichern:
Die Zustimmung wird im entsprechenden GDPR-Feld gespeichert.
Beispiel: Ein Feld wie "Zustimmung zur Kontaktaufnahme" wird mit "Ja" gefüllt.
2. Automatische Workflows:
Erstellen Sie Workflows, um Aktionen basierend auf dem Einwilligungsstatus auszuführen (z. B. nur E-Mails an Kontakte mit Zustimmung senden).
3. Lösch- oder Exportanforderungen:
Wenn ein Kontakt Daten löschen oder exportieren möchte, können Sie diese Daten direkt aus dem CRM bearbeiten oder löschen.
4. Best Practices
Erfassen Sie nur notwendige Daten: Minimieren Sie die Anzahl der Felder und erfassen Sie nur Informationen, die wirklich benötigt werden.
Informieren Sie klar: Stellen Sie sicher, dass Ihre Formulare transparent über die Datennutzung informieren.
Verwalten Sie Einwilligungen: Nutzen Sie GDPR-Felder, um den Status der Zustimmung jederzeit nachzuverfolgen.
Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie Ihre Formulare regelmäßig auf Compliance und Funktionalität.
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